Имена, телефоны и адреса клиентов в CRM — это персональные данные. Значит, на вашу базу распространяется закон № 152-ФЗ, даже если вы мастер-одиночка с таблицей на 50 клиентов. Разберём, что важно учесть при выборе и настройке CRM.
Вы — оператор персональных данных
Тот, кто собирает и хранит данные клиентов, по закону называется оператором. Из этого следуют основные обязанности:
| Требование | Что это значит для CRM |
|---|---|
| Законное основание | данные нужны для выполнения заказа или есть согласие клиента |
| Уведомление в Роскомнадзор | подаётся оператором до начала обработки, в большинстве случаев обязательно |
| Локализация | данные граждан России при сборе записываются и хранятся в базах на территории России |
| Конфиденциальность | доступ только у тех сотрудников, кому он нужен для работы |
| Защита | пароли, разграничение прав, резервные копии |
| Права клиента | по запросу — сообщить, какие данные хранятся, исправить или удалить |
Где хранить базу
Главное требование — база должна находиться в России. На практике это значит:
- CRM работает на сервере российского хостинга или облака;
- зарубежные сервисы и таблицы, которые хранят данные за границей, — плохая идея для основной базы клиентов;
- в зарубежный мессенджер безопаснее отправлять уведомление «новая заявка», а не всю карточку клиента.
Кто должен видеть данные
Хорошая CRM разграничивает права:
- руководитель видит всё;
- сотрудник видит свои заказы и только те данные, что нужны для работы: адрес, имя, телефон клиента;
- уволенный сотрудник теряет доступ сразу.
Именно так устроена роль сотрудника в моих CRM: мастер с телефона видит только назначенные ему заказы. Посмотреть можно в демо CRM.
Чего делать не стоит
- Хранить базу клиентов в личном телефоне сотрудника.
- Пересылать списки клиентов в общий чат.
- Давать всем один общий пароль от CRM.
- Собирать лишнее: паспортные данные и даты рождения, если они не нужны для работы.
Меньше данных — меньше рисков. Если паспорт клиента вам не нужен для оказания услуги, не храните его.
Если на сайте есть форма заявки
Заявки с сайта тоже персональные данные: на сайте нужны политика обработки данных и согласие клиента. Подробнее: Что обязательно должно быть на сайте по закону.
Своя CRM и закон
Своя CRM удобна тем, что вы сами выбираете, где она работает: сервер в России, доступ только у ваших сотрудников, никаких лишних полей. Я делаю CRM с базой на российском сервере и разными правами для руководителя и сотрудников — от 15 000 ₽: CRM для бизнеса.
Частые вопросы
Нужно ли мастеру-одиночке уведомлять Роскомнадзор о базе клиентов?
Как правило, да, если вы собираете и храните данные клиентов. Есть исключения, поэтому для своей ситуации лучше уточнить у юриста.
Можно ли пользоваться зарубежной CRM?
Основную базу данных граждан России нужно вести на серверах в России. Если сервис хранит данные за границей, это риск нарушения требования о локализации.
Что делать, если клиент просит удалить его данные?
Удалить данные из CRM, если нет законных оснований их хранить — например, документов, которые нужно хранить по налоговому законодательству.
Информация актуальна на октябрь 2026 года. Статья не заменяет консультацию юриста.